Инструкция по делопроизводству в Вооруженных силах Российской Федерации (ИД-2017) была утверждена приказом Министра обороны РФ от 4 апреля 2017 г. № 170. Она вводит стандартные процедуры и инструкции для работы с документами в структурах военного управления, а также в различных военных подразделениях и учреждениях в рамках Вооруженных сил РФ.
Инструкция по делопроизводству в Вооруженных силах Российской Федерации
Руководство разбито на семь глав, каждая из которых подробно описывает конкретные шаги работы с документами:
- В «Общих положениях» раскрываются цели и базовые принципы документооборота в армии РФ.
- Раздел «Создание служебных документов» уточняет, как должны выглядеть и что включать в себя служебные бумаги.
- «Делопроизводство» определяет, как принимать, регистрировать, учитывать, анализировать, выполнять, отсылать, хранить и удалять документацию.
- В разделе «Контроль исполнения» описывается механизм надзора за выполнением документов.
- «Изготовление и копирование» регламентирует производственный процесс документов.
- Порядок хранения документов зафиксирован в соответствующем разделе.
- «Уничтожение документов» рассказывает о процессе их удаления после истечения срока.
Основные моменты инструкции
Документами, регулирующими военное управление, планирование и логистику в армейских структурах РФ, являются, согласно ИД-2017, такие тексты как приказы, распоряжения, указы, инструкции, методички, записи заседаний, докладные и информационные записки, служебные письма, экспертные мнения и проектные работы.
При их создании важно учитывать следующее:
- Написание осуществляется ясно и корректно на русском языке.
- Содержание должно быть точным и свежим.
- Все нужные реквизиты должны присутствовать.
- Форма документа должна соответствовать установленным стандартам.
Обработка служебных документов
Как только документы поступают в военные органы РФ, они подлежат процессу входного контроля, регистрации, ведения учета и оценке.
- Процесс приема регулируется специальными списками, определенными в каждой организации.
- Регистрация ведется в день получения на бумаге либо в электронном виде.
- Учет должен соответствовать классификации документов.
- Анализ основан на содержании и сроках, отведенных для исполнения.
Выполнение обязанностей по документам
Выполнение задач должно осуществляться в срок, установленный российским законодательством, приказами министра обороны или отдельными указаниями руководящих лиц. О завершении работы составляется отчетный документ, который прикрепляется к основному документу.
Инструкция по делопроизводству в Вооруженных силах Российской Федерации: отправка документации
Документы, готовые к отправке, фиксируются в специальном журнале. Отсылаются они согласно существующим нормам каждого военного органа.
Сохранение документации
Документы сохраняются зафиксированный срок. Этот срок устанавливается в соответствии с типовыми периодами хранения, которые используются в государственных учреждениях, и регламентируются приказом Росархива №236 от 20 декабря 2019 года.
Что говорит Инструкция по делопроизводству в Вооруженных силах Российской Федерации о ликвидации документов
Документы, период хранения которых истек, должны быть утилизированы.
Каждая организация следует своему внутреннему кодексу при утилизации официальных бумаг. В армейских структурах России этот процесс регламентируется строгими инструкциями, обеспечивающими порядок обращения с документацией.
